Cumplimiento del formulario I-9

La ley estadounidense exige a los empleadores el cumplimiento del Formulario I-9 por cada individuo que contraten para trabajar en los Estados Unidos. 

Por este motivo, le recomendamos a los empleadores y empleados inmigrantes que se comuniquen previamente con nuestro despacho de abogados de inmigración en New Jersey. Así podremos orientarles adecuadamente en este proceso de tramitación.

Cumplimiento del formulario I-9 en 2023

Es fundamental el cumplimiento del Formulario I-9, ya que la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986 le exige a los empleadores que verifiquen en sus empleados:

1. Su elegibilidad laboral, y
2. La Identidad.

Al mismo tiempo, se crearon sanciones civiles y penales para los individuos que violen los estatutos relacionados con el empleo. 

De hecho, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) hace cumplir la ley IRCA para garantizar que los empleadores estadounidenses cumplan con las normativas.

ICE se enfoca principalmente en todos aquellos empleadores que contratan a inmigrantes no autorizados para trabajar en los Estados Unidos. La participación de nuestra abogada de inmigración Carolina T. Curbelo puede protegerlos ante las complicaciones legales de esto.

¿Qué es la Forma I-9?

El Formulario I-9, verificación de elegibilidad de empleo, es un formulario de USCIS cuyo objetivo es verificar la elegibilidad de un trabajador basado en el sitio web de E-Verify. 

De acuerdo con la ley 8 CFR § 274a.2, todos los empleadores estadounidenses deben completar este formulario cuando:

• Recluta a un trabajador.
• Recomienda a un empleado a cambio de una tarifa, o
• Contrate a un individuo para trabajar en los Estados Unidos.

Actualizaciones más recientes de la Forma I-9

Entre las actualizaciones más recientes de esta forma, se encuentran las siguientes:

• Eliminación de los registros en E-Verify. Desde junio de 2023, USCIS eliminará los registros en E-Verify que tengan más de 10 años.
• Salida forzosa diferida y un EAD extendido. Ciertos residentes de Hong Kong tendrán una salida forzosa diferida (DED) extendida. Además, la validez de los documentos de autorización de empleo (EAD) se extiende automáticamente hasta el 5 de febrero de 2025.
• Finalización de la flexibilidad del requisito I-9. El Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU. (DHS) finaliza las flexibilidades temporales (en inglés) por COVID-19 para la forma I-9. Esta medida le dará tiempo adicional a los empleadores para completar la inspección física de los individuos. 

¿Quiénes están obligados a realizar el cumplimiento del Formulario I-9?

Todos los empleadores estadounidenses están obligados a presentar este formulario para cada uno de sus empleados. Sin embargo, el I-9 solo es requerido para los empleados nuevos, recontratados o que necesiten una nueva verificación.

Quiénes no están obligados a presentar la forma I-9

Los siguientes individuos no están obligados a presentar un formulario I-9:

• Contratistas independientes.
• Individuos empleados por un contratista que presta servicios por contrato. Por ejemplo, una agencia de trabajo temporal.
• Individuos empleados para trabajos domésticos ocasionales. Sin embargo, el trabajo debe ser en base a una casa particular y de manera intermitente o esporádica.
• Individuos que no trabajan de manera física en los EE. UU. 
• Los empleados contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes tampoco están obligados a completar y presentar esta forma. 
• Los empleados con sede en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI) tampoco tendrán que completar la forma I-9. No obstante, debieron ser contratados el 27 de noviembre del 2009 o antes.

¿Cómo presentar el Formulario I-9?

USCIS establece que no se debe presentar la forma I-9 con ICE. Como resultado, los empleadores deben:

• Mantener archivado la forma I-9 por cada individuo en su nómina a quien se le necesite completar dicho documento.
• Conservar la forma I-9 por 3 años después de la fecha de contratación o por un año tras haber finalizado el empleo, lo que ocurra antes. 
• Tener las formas disponibles para ser inspeccionadas por los funcionarios del DHS, del Departamento de Justicia (DoJ) o el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL).

Para más información respecto a este tema, consulte con nuestra abogada de inmigración. 

Responsabilidades continuas para garantizar el cumplimiento del Formulario I-9

Los empleadores estadounidenses tendrán que acatar las siguientes responsabilidades:

• Almacenamiento: Las formas I-9 pueden ser almacenadas en papel, microficha, microfilm o de manera electrónica.
• Actualización: Los empleadores serán responsables de realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento y volver a verificar a un trabajador si es necesario.
• Retención: Todos los empleadores tienen que conservar las formas I-9 válidas para todos sus trabajadores elegibles durante 3 años o un año después de que finalice el trabajo, lo que ocurra primero.

Prevención de la discriminación

La ley 42 U.S. Code § 12112 prohíbe que los empleadores discriminen a los individuos en función de varios elementos, incluyendo:

1. Su nacionalidad, o
2. El estatus migratorio.

Estas medidas de protección se aplican durante los procesos de despido, reclutamiento, contratación, E-Verify o Formulario I-9. Los empleadores con 15 o más empleados, tendrán prohibido discriminar a los solicitantes o empleados en cualquier condición por razones de:

• Raza.
• Color.
• Nacionalidad.
• Género.
• Religión.
• Orientación sexual.
• Identidad de género.
• Discapacidad.
• Información genética.
• Edad.
• Embarazo. 

Discriminación y represalias

Los empleadores no pueden discriminar cuando:

• Contratan a un nuevo empleado.
• Terminan el empleo de un individuo.
• Verifican la autorización de un empleado para laborar.
• Confirman de manera electrónica la identidad y autorización de empleo con E-Verify, incluso si el proceso es tentativo de no confirmación de E-Verify.

Así mismo, los empleadores tampoco podrán tomar represalias contra un empleado que:

• Presenta un cargo de discriminación ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) o la Sección de Derechos de Inmigración y Empleados (IER). 
• Hace valer sus derechos o los derechos de los demás en virtud a los estatutos establecidos contra la discriminación.
• Participa en una investigación o enjuiciamiento de una denuncia de discriminación.

Tipos de discriminación laboral cubiertos por la ley que aplica la IER

Existen 4 tipos de discriminación laboral cubiertos por esta ley. Estos tipos son:

Ciudadanía o estatus migratorio

Los empleadores no pueden discriminar al contratar, reclutar o despedir debido a la ciudadanía, el estatus migratorio o el tipo de autorización de empleo. Esto quiere decir que los siguientes individuos estarán protegidos contra la discriminación:

• Ciudadanos americanos, ya sea de nacimiento o inmigrantes que realizaron con éxito el proceso para obtener la ciudadanía americana.
• Nacionales no ciudadanos.
• Los residentes permanentes. Es decir, los inmigrantes que han conseguido la Green Card.
• Los extranjeros que han solicitado y conseguido el asilo político en Estados Unidos.
• Refugiados.

Origen nacional

Los empleadores no podrán discriminar al contratar, reclutar y despedir a un empleado en función a su:

• Lugar de nacimiento.
• País de origen.
• Idioma nativo.
• Acento.
• Ascendencia.

Esto también aplica a discriminar a un empleado por el simple hecho de que su acento se perciba, se vea o suene como «extranjero».

Represalias o intimidación

Los empleadores no pueden intimidar, coaccionar, tomar represalias o amenazar contra un empleado si este se ha involucrado en una actividad protegida. Por ejemplo, cuando alguien:

• Participa en una demanda o investigación de la IER o EEOC.
• Presenta un cargo ante IER o EEOC.
• Hace valer los derechos de otro individuo bajo la ley que la EEOC o IER aplique.
• Cuestiona acciones que puedan ser discriminatorias bajo la ley.
• Presenta un cargo ante EEOC o IER.

Prácticas documentales desleales

Los empleadores no podrán:

• Solicitar más documentación o documentos diferentes a los requeridos para comprobar la autorización de empleo y la identidad del individuo.
• Rechazar documentos que parezcan razonablemente genuinos y se relacionen con el empleado, o
• Especificar cierta documentación que debe presentar el trabajador.

De incumplirse cualquiera de estos puntos, el gobierno federal sancionará a los empleadores.

¿Qué más puedo hacer para prevenir la discriminación durante el proceso de verificación de empleo?

La Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) prohíbe que los empleadores discriminen a sus empleados durante el proceso de contratación, verificación o despido. Por ende, los empleadores no pueden:

• Rechazar un recibo aceptable de un documento autorizado.
• Pedir ver los documentos de autorización laboral antes de que se acepte una oferta de trabajo.
• Solicitar o sugerir documentos específicos del trabajador.
• Negarse a aceptar documentos o contratar a individuos porque su autorización de trabajo expirará en poco tiempo.

Si un trabajador experimenta algún tipo de discriminación por parte de su empleador, puede presentar un reclamo ante IER.

Auditorías en la forma I-9

ICE realiza auditorías después de emitir un Aviso de Inspección (NOI) con el fin de disuadir el empleo de inmigrantes ilegales en los Estados Unidos. Estas auditorías tienen el objetivo de descubrir la falta de cumplimiento de la forma I-9.

Cualquier violación o error, resultará en multas. Como resultado, se le recomienda a los empleadores contratar a nuestra abogada de inmigración para que les ayude a prepararse para esta auditoría si ha recibido un NOI.

Cabe señalar que el NOI no es la Notificación de Intención de Denegación (NOID). En nuestro blog, podrá encontrar información sobre esta notificación y sobre la Solicitud de Evidencia (RFE). 

¿Qué sanciones lleva el incumplimiento del Formulario I-9?

Los empleadores que violen las leyes, pueden estar sujetos a:

• Multas civiles y/o sanciones penales.
• Inhabilitación de los contratos gubernamentales. 
• Orden judicial que le exija al empleador contratar al individuo discriminado y pagarle sus salarios retroactivos.

Infracciones civiles y criminales a evitar

Los empleadores deben evitar cometer las siguientes violaciones:

• Violaciones civiles. Por ejemplo: 
  • No notificar al DHS de una Confirmación Final (FNC) de la elegibilidad del empleo de un trabajador.
  • Discriminación ilegal contra un individuo autorizado para el empleo, ya sea en la contratación, despido oreclutamiento.
  • Cometer o participar en algún fraude documental para satisfacer un requerimiento o beneficio del proceso de verificación.
• Violaciones criminales. Por ejemplo:
  • Participar en un patrón o prácticas ilegales a la hora de contratar, reclutar o recomendar a no ciudadanos no autorizados.

¿Qué documentos son necesarios para verificar la elegibilidad del empleo?

De acuerdo con su elegibilidad, los empleados pueden presentar los siguientes documentos según su lista:

Lista A

• Pasaporte de los Estados Unidos o Tarjeta de Pasaporte estadounidense.
• Green Card o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero, también conocida como Formulario I-551.
• Tarjeta de Documento de Autorización de Empleo.
• Pasaporte extranjero que tenga un sello de la forma I-551 o una anotación impresa de dicha forma.
• Pasaporte de los Estados Federados Micronesia (FSM) o de la República de las Islas Marshall (RMI) con el Formulario I-94, registro de entrada/salida o el Formulario I-94A.
• Pasaporte extranjero con el permiso I-94 o permiso I-94A que posean un endoso para laborar en los EE. UU.

Lista B

• Licencia de conducir o cédula de identidad. Es importante que la tarjeta sea emitida por un estado o territorio periférico de los EE. UU. Además, debe contener una fotografía, el nombre, la fecha de nacimiento, género, etc. Algunos ejemplos son:
  • Tarjeta de identificación emitida por las agencias o entidades gubernamentales, federales, estatales o locales.
  • Tarjeta de marino mercante de la Guardia Costera de los EE. UU.
  • Documento tribal nativo estadounidense.
  • Tarjeta de identificación militar.
  • Tarjeta de identificación de la escuela.
  • Licencia de conducir canadiense.
• DNI para los menores de 18 años. Si los menores de 18 años de edad no pueden presentar algunos de los documentos anteriores, pueden presentar alguno de los siguientes registros:
  • Escolar.
  • De guardería.
  • Clínico o médico. 

¿Sabía usted que es posible conseguir una licencia de conducir en New Jersey para indocumentados? Puede obtener más información sobre este documento en nuestro blog.

Lista C

• Tarjeta de número de cuenta del Seguro Social de los EE. UU. que no poseen restricciones.
• Informe consular sobre el nacimiento en el extranjero, también conocido como Formulario FS-240.
• Certificado de Reporte de Nacimiento emitido por DHS (Formulario DS-1350).
• Copia original o certificada del certificado de nacimiento emitido por un estado, autoridad municipal, condado o territorio periférico de los EE. UU. Además, debe tener un sello oficial.
• Tarjeta de identificación para uso de ciudadano residente de los EE. UU. (Formulario I-179).
• Documento de autorización de empleo emitido por DHS.
• Documento tribal nativo estadounidense.

E-Verify para el adecuado cumplimiento del Formulario I-9

Gracias al sistema de E-Verify, los empleadores pueden confirmar el estado laboral de un empleado, comparando así la información obtenida con los registros de:

1. El DHS, y
2. La Administración del Seguro Social (SSA).

Si bien, para la mayoría de los empleadores usar este sistema es voluntario, existen ciertos empleadores que están obligados a utilizarlo sí o sí. Por ejemplo, los contratistas federales o aquellos a quienes se les ha ordenado hacerlo en una resolución judicial.

¿Cómo se verifica la elegibilidad de empleo?

Los empleadores tienen que verificar los documentos presentados y determinar si son razonablemente genuinos. En caso de que un documento no parezca ser válido, el empleador puede rechazarlo o pedir otras alternativas que sean válidas.

De igual manera, los empleadores pueden volver a verificar el estatus de un empleado al completar la sección 3 del formulario I-9. Dicha sección deberá completarse si la autorización de empleo o los documentos de autorización de trabajo han expirado.

Consideraciones de la verificación en el cumplimiento del Formulario I-9

Los empleadores podrán solicitarle a un individuo autorizado que complete la sección 2 o 3 de la forma en nombre de la empresa. Dicho individuo podría ser un:

• Agente.
• Capataz.
• Notario público.
• Oficial de personal.

Los empleadores no necesitarán documentación oficial para asignar a un individuo autorizado. No obstante, el empleador será responsable de cualquier error o acción ilegal cometida por el individuo autorizado durante todo el proceso de verificación.

¿Qué deben hacer los empleadores si un trabajador ha usado una identificación falsa para la verificación del formulario I-9?

Si un empleador se da cuenta de que un trabajador ha utilizado una documentación falsa y no está autorizado para trabajar en EE. UU, este tiene que terminar su empleo inmediatamente. 

Si el trabajador puede probar que posee los documentos apropiados y que ha conseguido la ciudadanía americana, el empleado tiene el derecho de continuar con su empleo. Sin embargo, el empleador debe completar un nuevo formulario I-9 con los documentos más recientes.

¿Cómo evitar posibles errores en la verificación y hacer un buen cumplimiento del Formulario I-9?

Este proceso puede ser realmente confuso. Por ello, es posible que se presenten problemas o descuidos comunes a la hora de realizarlo. Para evitar esto, aconsejamos las siguientes pautas:

• Solo se deben aceptar documentos que sean válidos.
• No decirle a los empleados qué tipo de documentos deben entregar.
• Nunca aceptar documentos fotocopiados, solo aceptar originales.
• Pedirle a los solicitantes de trabajo que completen una forma I-9 si se ha aceptado una oferta oficial laboral.

¿Quién es responsable de corregir errores en la forma I-9?

El responsable de corregir los errores en las formas I-9 es el mismo individuo que llenó tal formulario. Esto significa que la Sección 1 será responsabilidad del empleado, mientras que todas las demás secciones son responsabilidad de la empresa.

¿Por qué se debe realizar una auditoría interna para el cumplimiento del Formulario I-9?

Una auditoría interna es la mejor opción de determinar la culpabilidad y descubrir posibles errores en caso de que ocurra una inspección de ICE. Por ello, se debe realizar auditorías con frecuencia si se trabaja en un sector con altas tasas de rotación de empleados.

¿Cómo pueden los empleadores corregir los errores en la forma I-9?

Si se cometen errores simples, es posible corregirlos fácilmente haciendo las correcciones adecuadas utilizando una tinta de color diferente a la información original. Sin embargo, se debe incluir la fecha y las iniciales del individuo que realiza tales cambios.

En caso de haber múltiples errores, se debe completar un nuevo formulario I-9 y adjuntar la forma original con una nota que explique la situación.

¿Por qué necesita la ayuda de nuestra abogada de inmigración de New Jersey para el cumplimiento del formulario I-9?

Ya sea para completar y presentar la forma I-9 o cualquier otro asunto migratorio, es vital contar con la ayuda de un abogado de inmigración. 

En Curbelo Law, nuestra abogada Carolina ha representado a cientos de inmigrantes en todo tipo de asunto migratorio en el país. Sin importar que necesite la asesoría legal para trabajar legalmente o legalizarse por completo en el país, nuestra abogada podrá ayudarlo.

Por lo tanto, ya sea que se trate de un empleador o un empleado, no dude en comunicarse previamente con nosotros. Puede llamarnos, enviarnos un E-mail o programando una cita con nuestra oficina, ubicada en Ridgewood, New Jersey.