La ley estadounidense exige a los empleadores el cumplimiento del Formulario I-9 por cada individuo que contraten para trabajar en los Estados Unidos.
Por ello, recomendamos a los empleadores y empleados inmigrantes ponerse en contacto con nuestro despacho de abogados de inmigración en New Jersey. Así podremos brindarles la orientación necesaria para garantizar el cumplimiento adecuado de este requisito.
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¿Qué impacto tiene el cumplimiento del Formulario I-9 en las empresas de Estados Unidos en 2025?
Cumplir con el Formulario I-9 es importante para las empresas, especialmente a medida que el gobierno estadounidense intensifica la aplicación de las leyes migratorias.
Esto se debe a que esta forma:
- Permite a los empleadores verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en los Estados Unidos, y
- Asegura que los trabajadores estén autorizados legalmente para desempeñar sus funciones laborales conforme la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA).
Los empleadores deben seguir ciertas directrices para evitar sanciones al verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en EE. UU.
ICE se enfoca principalmente en aquellos empleadores que contratan a inmigrantes no autorizados para trabajar. Para más información, visite nuestro artículo sobre las consecuencias de conseguir trabajo en Estados Unidos siendo ilegal.
¿Qué es el Formulario I-9 en los Estados Unidos?
El Formulario I-9 es un documento que sirve para comprobar que un trabajador está autorizado para trabajar legalmente en Estados Unidos.
Generalmente los empleadores pueden verificar la elegibilidad del trabajador mediante el sitio web de E-Verify.
Actualizaciones más recientes del Formulario I-9
Debido a que el Formulario I-9 sirve para verificar la autorización de empleo, cualquier cambio en los programas migratorios pueden afectar su validez. Dicho esto, entre las actualizaciones más recientes están:
- TPS para Haití: Se redujo el Estatus de Protección Temporal (TPS) a 12 meses con una fecha de vencimiento para los EAD el 3 de agosto de 2025.
- TPS para Venezuela: Se canceló el TPS de 2023 pero el de 2021 sigue válido hasta el 10 de septiembre de 2025.
- Ucrania y Sudán: El TPS se extendió por 18 meses.
- El Salvador: El TPS se extendió hasta septiembre de 2026 con permisos laborales válidos hasta marzo de ese año.
- Hong Kong: Se extendió la Salida Forzosa Diferida (DED) hasta febrero de 2027 para ciertos residentes de Hong Kong.
- Ucranianos con parole: DHS actualizó nuevas directrices para mantener la autorización de empleo a aquellos bajo el parole ucraniano.
- Extensión automática de EAD: Ahora es de 540 días (antes 180), lo que amplía el margen para actualizar la documentación.
La postura del presidente Trump contra el TPS y DACA hace más complejo el cumplimiento del Formulario I-9. Por ello, los empleadores deben ser cuidadosos al verificar la autorización de empleo.
Otras actualizaciones
Además de lo mencionado, para este 2025 se prevé la siguientes actualizaciones:
- E-Verify+ permitirá a los candidatos completar el I-9 desde cualquier dispositivo y recibir alertas de discrepancias.
- USCIS eliminará los registros de 2015, por lo que deben descargarse antes de diciembre.
- El Formulario I-9 actual seguirá vigente hasta 2027 sin necesidad de cambiarlo por ahora.
- Las Tarjetas Verdes vencidas tendrán una validez extendida por 36 meses si ya se solicitó la renovación con el Formulario I-90.
Si desea estar informado sobre las últimas noticias sobre el I-9 puede consultar la página web de USCIS o contactar con nuestra firma.
¿Qué tipo de sanciones pueden recibir los empleadores por errores en el Formulario I-9?
Los empleadores que violen las leyes, pueden estar sujetos a:
- Multas civiles y/o sanciones penales.
- Inhabilitación de los contratos gubernamentales.
- Orden judicial que le exija al empleador contratar al individuo discriminado y pagarle sus salarios retroactivos.
Montos de las multas por errores en el Formulario I-9
Desde principios de 2025 las sanciones por errores o incumplimientos en el Formulario I-9 se han vuelto más severas.
Las multas pueden variar entre $288 y $2,861 por cada error en el formulario y alcanzar hasta $28,619 por contratar a sabiendas a un individuo no autorizado para trabajar. Además, el uso de documentos falsos puede sancionarse con hasta $11,823 por infracción.
¿Cómo puedo mantenerme al día con el cumplimiento del I-9?
Para evitar errores costosos, es importante mantenerse al día con este documento legal:
- Manténgase informado sobre los requisitos federales, estatales y locales.
- Revise los formularios I-9 con regularidad para detectar errores a tiempo.
- Guarde los formularios en lugares seguros y limite el acceso solo al personal autorizado.
- Si surge un problema con su I-9, notifíquelo en privado, proporcione copias del formulario y oriente al empleado para resolverlo.
- Un abogado de inmigración puede ayudarle a evitar sanciones y optimizar su proceso.
¿Cómo proteger mi negocio?
- Adopte medidas preventivas.
- Realice auditorías internas periódicas para detectar errores antes de una inspección.
- Capacite al personal de recursos humanos para un manejo adecuado de los formularios, desde su llenado hasta su conservación.
- Lleve un control de los plazos de re-verificación de autorización de empleo.
¿Qué es una auditoría I-9?
De vez en cuando, ICE realiza auditorías I-9 tras emitir un aviso de inspección (NOI), con el objetivo de disuadir el empleo de individuos sin autorización para trabajar en EE. UU.
Estas auditorías buscan detectar errores o el incumplimiento en el Formulario I-9 y cualquier falla puede resultar en multas costosas.
El NOI no debe confundirse con una Notificación de Intención de Denegación (NOID). En nuestro blog podrá conocer de qué se trata este último y también sobre la Solicitud de Evidencia (RFE).
¿Cómo pueden las empresas evitar sanciones o riesgos en una auditoría I-9?
Las empresas deben asegurarse de que cada I-9 esté correctamente completado, almacenado y actualizado. Esto incluye:
- Verificar la identidad y la autorización de empleo de cada trabajador.
- Conservar todos los formularios, incluso después de que el empleado deje la empresa.
- Corregir errores técnicos o de procedimiento en un plazo de 10 días hábiles si se detectan durante una auditoría.
También deben seguir los avisos que pueda emitir la Oficina de Investigación de Seguridad Nacional (HSI) durante una inspección.
Para más información, le invitamos a leer nuestro artículo sobre qué hacer en una redada de ICE o auditoría I-9.
Tipos de avisos que se puede emitir tras una auditoría I-9
Entre los avisos más comunes que puede emitir HSI durante una auditoría I-9 se encuentran los siguientes:
- Carta de cumplimiento.
- Aviso de documentos sospechosos.
- Aviso de discrepancias.
- Aviso de fallas técnicas o de procedimiento.
- Aviso de intención de multa (NIF).
¿Quién no está obligado a presentar un Formulario I-9 en Estados Unidos?
El siguiente grupo de individuos no está obligado a presentar el I-9:
- Empleados contratados antes del 6 de noviembre de 1986, bajo ciertos criterios.
- Empleados de la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte contratados antes del 27 de noviembre de 2009 (con ciertas condiciones).
- Trabajadores domésticos ocasionales. Por ejemplo, una niñera que trabaja esporádicamente en un hogar privado.
- Contratistas independientes o empleados de una agencia temporal, si no están directamente contratados por la empresa.
- Aquellos que no trabajan físicamente en EE. UU.
Prevención de la discriminación
La ley prohíbe la discriminación. Por tanto, los empleadores no pueden discriminar a alguien en procesos de contratación, despido, E-Verify o Formulario I-9.
La discriminación, especialmente contra inmigrantes y la comunidad LGBTQ+, es un grave problema. Como resultado, es vital contar con un abogado para proteger sus derechos.
¿Qué documentos son necesarios para verificar la elegibilidad del empleo?
Para comprobar la elegibilidad de empleo, los empleados deben presentar uno o más documentos de las siguientes listas:
- Lista A: Incluye una prueba de identidad y autorización para trabajar.
- Lista B: Incluye documentos como licencias de conducir o tarjetas de identificación emitidas por el gobierno.
- Lista C: Incluye documentos como la tarjeta del Seguro Social o el certificado de nacimiento.
Para más detalles sobre los documentos específicos, consulte el sitio web de USCIS o contacte con nuestra firma.
¿Qué deben hacer los empleadores si un trabajador ha usado una identificación falsa para la verificación del formulario I-9?
Si un empleador descubre que un trabajador usó documentos falsos y no está autorizado para trabajar, entonces debe poner fin al empleo inmediatamente.
Sin embargo, si el empleado demuestra que ahora tiene autorización, puede continuar trabajando. Eso sí, el empleador debe completar un nuevo I-9.
¿Por qué necesita la ayuda de nuestra abogada de inmigración de New Jersey para el correcto cumplimiento del Formulario I-9?
Contar con el respaldo legal adecuado puede marcar la diferencia. En Curbelo Law, la abogada Carolina Curbelo ha ayudado a cientos de inmigrantes a cumplir con las leyes laborales y regularizar su estatus en EE. UU.
Ya sea que necesite asistencia para verificar la autorización de empleo, completar correctamente el I-9 o resolver un problema migratorio, estamos aquí para ayudarle.
Llámenos, escríbanos o agende una cita con nuestra oficina en Ridgewood, New Jersey.
